Communication syndicale

Pour l'école de la confiance

Création de liste de diffusion

Mise à jour : 13 décembre 2019

Chaque syndicat reçoit une archive contenant, pour chacune des organisations syndicales de sa fédération, le fichier catalogue académique ainsi que le fichier source initial muni d’une liste de tests.

Il doit consulter son catalogue afin de nous retourner, via le fichier source, les listes qu’il désire créer pour son organisation syndicale.

Pour cela, voici la procédure à suivre sous forme de questions-réponses.

 De quoi le catalogue est-il composé ?

Le catalogue énumère toutes les listes de diffusion disponibles, à raison d’une ligne par liste.

Le catalogue se nomme catalogue--.csv, où est le sigle de votre organisation syndicale et est la date du fichier faisant office de numéro de version.

Le catalogue contient trois colonnes séparées par des points-virgules et fournissant le détail pour chacune des listes :

  • La première colonne est le nom de la liste. Ce nom est composé du préfixe "liste", suivi du nom de l’organisation syndicale, suivi du périmètre de la liste, tous séparés par des points. Le domaine (la seconde moitié d’une adresse, commençant par un "@") n’est pas rappelé dans le catalogue.
    Exemple : liste.syndi.1d
  • La deuxième colonne est la description textuelle et complète du périmètre de la liste.
    Exemple : Personnels du premier degré
  • La troisième colonne est le nombre d’adresses du périmètre de syndicalisation qui appartiennent au périmètre de la liste.
    Exemple : 1200

Exemple final d’une ligne

liste.syndi.1d ;Personnels du premier degré ;1200

 Comment consulter le catalogue ?

Le format CSV du catalogue permet d’afficher son contenu sous forme textuelle ou sous forme de tableau.

  • Si vous ouvrez le catalogue à l’aide d’un éditeur de texte standard tel que le Bloc-Notes, vous pourrez consulter le catalogue sous forme textuelle.
  • Si vous ouvrez le catalogue à l’aide d’un tableur tel qu’Excel (Microsoft Office) ou encore Calc (Libre Office) et que vous sélectionnez pour séparateur uniquement le point-virgule, vous pourrez consulter le catalogue sous forme de tableau.

 Que dois-je faire avec le catalogue ?

Afin de nous transmettre les données permettant de construire les nouvelles listes syndicales dynamiques, vous devez composer et nous retourner ce qu’on appelle un fichier source.

Le format du fichier source est en tout point similaire au fichier source que vous nous retourniez lors de l’ancien dispositif OSTIC.

 Comment s’y retrouver dans la nomenclature des périmètres du catalogue ?

Les nommage des listes est régi par une nomenclature permettant de décrire précisément les périmètres. Chaque nom de liste est composé d’un ou plusieurs mots. A chaque mot correspond toujours le même périmètre. La description en deuxième colonne du catalogue vous donnera clairement l’énoncé du périmètre de la liste.

Chaque liste est systématiquement limitée à votre périmètre de syndicalisation, même si la nomenclature désigne un périmètre plus large. Toutes les listes ciblent les agents titulaires, sauf lorsque le libellé indique le contraire.

Les mots séparés par des tirets-bas (_) désignent des sous-périmètres. Voici des exemples : -* _001, _002, etc. désignent les restrictions du périmètre à un département particulier. -* _cn, _hc et _ce désignent respectivement les restrictions du périmètre aux classes normales, hors-classes et les classes exceptionnelles. -* Il en existe d’autres, consultez les descriptions des listes pour en savoir plus.

La liste "etab_xxxxxxxx" permet de cibler un établissement du premier degré. Remplacez les xxxxxxxx par les 8 caractères du code d’établissement en minuscules pour cibler la liste des personnels qui y sont affectés. Vous pouvez dupliquer la ligne etab_xxxxxxxx dans votre fichier sources.

 Pourquoi certaines listes ont peu d’abonnés et semblent ne pas correspondre à mon périmètre syndical ?

Certains agents sont présents sur plusieurs postes à la fois, ce qui les fait appartenir à différents périmètres. Lorsqu’un tel agent appartient à votre périmètre syndical, il va donc peupler toutes les listes recouvrant chacun de ses périmètres d’appartenance. Par exemple, un professeur d’EPS Education physique et sportive qui serait également directeur remplirait une liste de directeurs chez un syndicat d’EPS, même si le périmètre syndical de l’OS ne recouvre pas les directeurs.

 Je crois qu’il manque des listes dans mon catalogue, que faire ?

Si vous ne trouvez pas certaines listes dans le catalogue, que ce soit à cause de la nomenclature ou parce que vous pensez qu’elle est manquante, contactez-nous.

 Quel est le format attendu du fichier source ?

Le fichier se nomme source--.csv, où est le sigle de votre organisation syndicale et est la date du fichier faisant office de numéro de version.

Le fichier source doit être au format CSV, comme le catalogue, avec les colonnes délimitées par des points-virgules.

Le fichier source doit énumérer les listes de diffusion désirées, à raison d’une ligne par liste.

Le fichier source doit contenir trois colonnes qui doivent fournir le détail des listes à créer :

  • La première colonne est le nom de la liste, directement récupéré depuis la première colonne du catalogue, sans aucune modification.
    Exemple : liste.syndi.1d
  • La deuxième colonne est le "tag", à savoir le terme qui apparaitra automatiquement entre crochets devant tous les objets des communication syndicale sur la liste. Les caractères autorisés pour le tag sont exclusivement : les lettres minuscules (a...z) ou majuscules (A...Z), les chiffres (0...9) , le tiret (-), le tiret-bas (_).
    Exemple : MON_SYNDI (ce qui fera apparaître dans l’objet du mail "[MON_SYNDI] Objet du courriel")
  • La troisième colonne énumère la ou les adresses des diffuseurs autorisés à communiquer sur cette liste. S’il y en a plusieurs, elles sont séparées par des virgules, sans espace.
    Exemple : pierre syndi.fr,paul syndi.fr,jacques syndi.fr

Exemple final d’une ligne

liste.syndi.1d ;SYNDI ;pierre syndi.fr,paul syndi.fr,jacques syndi.fr

Veillez à ne pas insérer d’espaces, de guillemets, d’apostrophes, d’accents ou d’autres caractères non spécifiés.

 Comment procéder pour construire le fichier source à partir du catalogue ?

Voici un exemple de procédure pour composer le fichier source à partir du catalogue, à l’aide d’un tableur.

  1. Tout d’abord, ouvrez le fichier catalogue et ouvrez le fichier source vierge. Le fichier source n’est pas tout à fait vierge, il contient un exemple vous permettant de disposer d’une liste de tests. Vous allez travailler sur le fichier source. Ne modifiez jamais le fichier catalogue.
  2. Choisissez les listes qui vous intéressent à l’aide de leur description dans le fichier catalogue.
  3. Copiez les lignes entières des listes qui vous intéressent depuis le catalogue vers le fichier source.
  4. Calculez le nombre d’abonnés cumulés des listes que vous avez sélectionnées. Pour cela, il faut totaliser le décompte des abonnés à l’aide de la troisième colonne. Faites cela à l’aide de votre tableur ou d’une calculatrice. Une vérification du quota sera également effectuée par nos soins lors de la création des listes. Si votre fédération dépasse son quota d’abonnés cumulés, il faudra supprimer des listes en collaboration avec toute la fédération jusqu’à ce que le quota soit respecté. Pour votre fédération le quota est de abonnés.
    Notons bien : Puisque les listes sont dynamiques, le nombre d’abonnés va varier au cours du temps. C’est le nombre affiché dans le catalogue lors de sa distribution qui est retenu pour ce décompte.
  5. Remplacez les cases de la deuxième colonne de votre fichier source par le tag choisi pour chacune de vos listes.
  6. Remplacez les cases de la troisième colonne de votre fichier source par le ou les diffuseurs autorisés pour chacune de vos listes.
  7. C’est terminé, sauvegardez votre fichier source en conservant le nommage et le format CSV.

 Mon fichier source est rédigé, comment l’envoyer pour créer mes listes ?

Contactez-nous pour nous déposer une demande de création de listes ou tout autre demande concernant la gestion des listes de votre organisation syndicale.

Il faut joindre le fichier source à votre demande.

Il n’est plus nécessaire de passer par un outil tiers tels que FileSender ou Zed !.

Surveillez vos courriels pour recevoir les nouvelles liées à votre demande. Nous vous préviendrons explicitement lorsque vos listes pourront être utilisées.

Vous disposez de 3 mois à compter de la réception de l’archive pour nous faire parvenir vos fichiers sources.