Communication syndicale

Pour l'école de la confiance

Création de liste de diffusion

Mise à jour : 10 janvier 2018

La Direction des Ressources Humaines (DRH Direction des Ressources Humaines ) de l’académie d’Amiens, par l’intermédiaire technique de la Direction des Systèmes d’Information et du Numérique (DSIN), fait parvenir à chaque syndicat (ou fédération syndicale) un fichier unique qui couvre l’ensemble du périmètre de syndicalisation de l’organisation ou fédération syndicale.

 Contenu du fichier unique

Ce fichier est de type CSV avec séparateur ; (point-virgule) et contient les informations explicitées ci-dessous :

  • NOM_USUEL (nom de famille de l’agent)
  • PRENOM (prénom de l’agent)
  • ADRESSE_MAIL (adresse de messagerie académique de l’agent)
  • ACADEMIE (code de l’académie de l’agent : 020 pour notre académie)
  • UAI_OCCUPATION (RNE de l’établissement d’affectation de l’agent)
  • TYPE_UAI (type de l’établissement renseigné au-dessus)
  • GRADE (grade de l’agent)

La dernière colonne varie selon le public cible de la fédération/organisation syndicale :

 Pour le public

  • CCP (CCP de rattachement dans le cas des agents non titulaires, il est déduit du grade)

Le dernier champ n’est présent que lorsque l’agent n’est pas titulaire (grade=ANT) et répond à la nomenclature suivante :

  • CCP SA : CCP des non titulaires exerçant des fonctions de SURV et d’ACC
  • CCP EUO : CCP des non titulaires exerçant des fonctions ENS, EDU et ORI
  • CCP ATSS : CCP des non-titulaires ADM, TECH, SOC et SANTE

Exemple

  • nom1 ;prenom1 ;prenom1.nom1 ac-amiens.fr ;020 ;0600021x ;LYC ;8392
  • nom2 ;prenom2 ;prenom2.nom2 ac-amiens.fr ;020 ;0020032z ;LYC ;8394
  • nom3 ;prenom3 ;prenom3.nom3 ac-amiens.fr ;020 ;0601865b ;LYC ;ANT ;CCP ATSS

 Pour le privé

  • QUALITE_TYPE_ENG

La nomenclature utilisée dans cette colonne est la suivante :

  • AD : Agrément Définitif
  • AP : Agrément Provisoire
  • AE : Autorisation Enseignement
  • CD : Contrat Définitif
  • CP : Contrat Provisoire
  • DA : Délégué Auxiliaire
  • DI : contrat à Durée Indéterminée
  • NP : Nommé du Public
  • PP : Personnel du Public HSA dans le privé

Exemple

  • nom4 ;prenom4 ;prenom4.nom4 ac-amiens.fr ;020 ;0022022m ;LYC ;8392 ;DA
  • nom5 ;prenom5 ;prenom5.nom5 ac-amiens.fr ;020 ;0020467x ;COL ;8394 ;CD

 Constitution des fichiers pour mise en place d’une liste

Les listes de communication syndicales pourront être réalisées dès réception de la valise sécurisée.

A partir de ce fichier, le syndicat (ou fédération) constitue N fichiers (un par liste) contenant des adresses courriels académiques et permettant de créer N listes de diffusion, en fonction des critères qu’il aura déterminés.

Chacun de ces fichiers contiendra uniquement des adresses courriel à raison de une par ligne, sans ponctuation.

Exemple

  • prenom1.nom1 ac-amiens.fr
  • prenom2.nom2 ac-amiens.fr
  • prenom3.nom3 ac-amiens.fr
  • prenom4.nom4 ac-amiens.fr
  • prenom5.nom5 ac-amiens.fr

Il y aura autant de fichiers de ce type que de listes demandées.

Le nom de chacun de ces fichiers devra correspondre au nom de la liste attendue correspondante avec l’extension .incl.
Le format .incl n’est pas un format à proprement parlé mais plutôt une formalisation du nom défini par notre ministère. Il s’agit en fait d’un format de fichier type .csv.
Pour ce qui est de l’affichage des extensions, celles-ci sont masquées par défaut dans Windows. Il convient de modifier un paramètre pour les afficher. Le site support de Microsoft vous renseignera sur la procédure à suivre selon la version de votre système d’exploitation.
Pour produire le fichier avec le bon nom et surtout le bon format, depuis votre fichier tableur :
  1. Choisissez menu Fichier > Enregistrer sous > Autres formats ou simplement la touche F12 ;
  2. Dans le champ Type de fichier sélectionnez CSV (séparateur point-virgule) (*.csv) ;
  3. votre fichier porte le "mauvais" nom (par exemple votre_nom_de_fichier.csv) mais le format sera le bon ;
  4. Intégrez votre fichier dans la valise sécurisée ;
  5. Sélectionnez et renommer votre fichier à l’aide de la touche F2 en remplaçant csv par incl.

Exemple

Pour le syndicat « DSIN » et pour le périmètre « personnels » :

  • Le nom du fichier est : liste.dsin.personnels.incl
  • Le nom de la liste sera : liste.dsin.personnels syndicat.ac-amiens.fr

De plus, un fichier de livraison, nommé "[sigle syndicat]-[date du jour].csv" (dans notre exemple, dsin-20161122.csv) doit accompagner ces N fichiers d’abonnés.

Pour chaque ligne, ce fichier devra respecter le format suivant qui permettra de déterminer le nom de la liste et les adresses des personnes qui pourront y poster :

  • Zone mot clef : qui sera rappelée au début de l’objet de chaque sujet de message émis par la liste. (en majuscule)
  • Zone OS : nom du syndicat qui sera utilisé pour construire le nom de la liste (en minuscule)
  • Zone périmètre : périmètre des abonnés, sans espace, utilisée pour construire la liste
  • Zone éditeur : énumérant les adresses des personnes qui peuvent poster sur la liste, séparées si nécessaire par des virgules. Vous pouvez également ajouter l’adresse mél créée pour le dispositif (dans notre exemple : liste.dsin.personnels syndicat.ac-amiens.fr).

Les 3 premières zones seront séparées par des points-virgules.

Exemple

  • DSIN ;dsin ;personnels ;prenom1.nom1 ac-amiens.fr,prenom2.nom2 ac-amiens.fr,prenom3.nom3 ac-amiens.fr,liste.dsin.personnels syndicat.ac-amiens.fr
Le premier champ doit être en majuscule et ne doit pas contenir d’espace. Les autres champs doivent être en minuscule et ne doivent pas contenir d’espace non plus.

Dans le cas présent, ce fichier contient une ligne puisqu’il accompagne un fichier pour la création d’une seule liste de diffusion.

D’une façon plus générale, le nom des listes à créer sera de la forme : liste.[os].[perimetre]@syndicat.ac-amiens.fr

La valise sécurisée Zed ! doit impérativement être utilisée pour l’échange de fichiers à caractère nominatif avec l’académie d’Amiens.
L’adresse obligatoire pour les demandes de liste(s) est ostic-dsin ac-amiens.fr.

 Utilisation de la liste de test

Lors de l’envoi de la valise sécurisée, l’adresse d’une liste vous permettant d’effectuer des essais d’envoi et de modération vous est transmise. Cette liste est opérationnelle dès réception et des messages peuvent être envoyés. Les destinataires seront uniquement les personnes désignées par l’organisation syndicale.

 Respect du quota

Un quota de 5,5 fois le nombre d’abonnés du fichier d’origine est à respecter pour l’ensemble des abonnés aux listes de diffusion pour une fédération syndicale ou un syndicat non affilié.

Dans notre exemple, le fichier d’origine contient 14 abonnés. Par conséquent, le quota à respecter est de 14 x 5,5 soit 77 abonnés.

Une première liste contenant 10 abonnés a été créée, il reste donc 67 abonnements possibles à répartir entre plusieurs listes de diffusion.

Toute nouvelle demande de liste sera contrôlée afin de vérifier que sa mise en place ne provoque pas un dépassement du quota : le cas échéant, elle ne sera pas traitée et vous en serez averti officiellement.